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Avec la prise en charge de nouvelles missions, les équipes de la Caf se sont étoffées. Afin d’allier confort de travail pour tous, efforts écologiques et modernisation des espaces de travail, de nombreux travaux sont mis en œuvre au sein du bâtiment « Espace Caf » à Bourg en Bresse.
En 2022 déjà, les travaux d’extension de l’Espace Caf, bâtiment annexe du siège avaient été entamés. Pensée pour accueillir le service numérisation tout en conservant des places de parking pour les collaborateurs, l’extension a été terminée en janvier 2023. Tout a été pensé pour adapter les lieux aux besoins de l’équipe et améliorer leur qualité de vie au travail par une grande ergonomie du matériel et des espaces. Ainsi, les bureaux ont été installés dans une salle séparée des machines permettant la numérisation et l’affranchissement des courriers pour un meilleur confort sonore. Un sas d’accueil permet d’améliorer la réception des courriers. De même, des portes automatiques permettent un maniement plus aisé des charriots de courrier allocataires et une salle de réunion permet de s’organiser de manière optimale. À noter qu’une salle de convivialité a également été ajoutée à ce bâtiment.
Le bâtiment historique de l’espace Caf a lui aussi bénéficié d’une remise en forme ! Gros œuvre, charpente, isolation, aménagement intérieur, ascenseur, électricité et plomberie… Tous les éléments du bâtiment ont été rénovés pour permettre aux équipes de profiter d’un bon environnement de travail. Livré en deux étapes (mai et octobre), cette rénovation a permis de rassembler le service ARIPA, jusque-là divisé entre deux étages distants au sein du siège de la Caf. Ces deux espaces une fois libérés au siège ont eux-mêmes bénéficié de réaménagements. En effet, l’un d’entre eux est désormais dédié au service accompagnement des territoires et l’autre accueille la nouvelle salle du conseil et des commissions.
Parallèlement aux travaux d’extension et de rénovation, l’espace détente pour les collaborateurs du siège a été réaménagé et a pu rouvrir ses portes aux salariés le 30 janvier 2023. Cette pièce permet à tout un chacun de profiter d’un cadre agréable pour faire une pause, discuter, lire, boire un café et retourner travailler la tête reposée !
Le 20 juin 2023, c’est l’accueil d’Oyonnax qui a été réaménagé afin :
Des déménagements réussis avec la mise en œuvre du flex office et la perspective d’un espace collaboratif favorisant les échanges et les innovations.
Le service Aripa de la Caf de l’Ain a fait l’objet d’un étoffement conséquent lié au nouveau dispositif d’intermédiation financière. Historiquement implantée sur deux étages distincts du siège et regroupant un nombre conséquent de collaborateurs, il a fallu réinterroger les espaces de travail pour cette équipe, ainsi que l’aménagement des locaux avec des enjeux de cohésion et de qualité de vie au travail.
Les enjeux et résultats attendus portaient sur l’élaboration du plan d’aménagement du nouvel espace de travail du service ARIPA pour 53 collaborateurs, en associant les collaborateurs à la définition du plan. Le but était également d’aboutir à la réflexion sur la mise en œuvre du Flex office en optimisant les espaces et en créant un lieu spécifique pour la relation téléphonique, ce qui améliore grandement le confort sonore des open-space de travail.
La méthodologie de travail et la réalisation des travaux a été effectuée en mode « projet » selon la méthode agile, en associant d’autres personnes ressources en fonction des besoins. Cette initiative a permis de mettre en œuvre un projet transverse et fédérateur avec une prise en compte de la qualité de vie au travail. A ce titre, des attentions particulières ont été portées quant à la gestion de l’espace et des conditions propices au travail (niveau sonore, accès aux salles de réunion, espaces dédiés pour les RDV téléphoniques, etc.).
Cet aménagement s’est fait en deux temps, le premier pour l’équipe pivot en mai 2023 et le deuxième pour l’équipe du service national d’appui à la production Aripa en octobre. Les résultats sont probants. Ils se traduisent par un accroissement de la coopération entre collaborateurs des différents pôles en renforçant la cohésion. Les efforts ne s’arrêtent pas là : en perspective, la création d’un Caflab 01.
Le poste de travail « informatique » accompagne les évolutions amenées par le travail hybride, le flex office et le travail collaboratif.
Les réaménagements en cascade de nombreux services au cours de l’année ont occasionné le rééquipement des nouveaux espaces avec du matériel informatique neuf. Chaque bureau dispose maintenant de 2 écrans 24 pouces et d’une station d’accueil. Ces équipements permettent un meilleur confort de travail ainsi qu’une connexion plus facile à tout type de matériel (une station de travail « Tiny » ou un PC portable).
Grâce à ce mode de connexion simplifié et à un équipement homogène dans tous les bureaux, le Flex office a pu être mis en place sur certains secteurs d’activité. L’occupation des espaces et la mobilité des collaborateurs d’un bureau à un autre est rendue possible à tout moment et les usages collaboratifs sont facilités en tout point de la Caf.
Le projet « Déco domino », une nouvelle tendance de décoration intérieure ? Pas tout à fait ! Il s’agit en fait du projet de « Décommissionnement Domino » qui s’est achevé fin juin 2023.
Ce projet piloté par la Direction du Système d’Information Nationale visait à abandonner le système de messagerie « Lotus Notes » utilisé depuis une vingtaine d’années. Il s’est concrétisé pour les Caf en 2 temps :
A la Caf de l’Ain, les managers et leurs équipes ont été accompagnés par les deux référents de la démarche de Transformation Numérique Interne (TNI) dans leur questionnement sur leurs besoins et usages collaboratifs. Les 172 boîtes aux lettres fonctionnelles présentes à la Caf de l’Ain ont donc été remplacées soit par une solution collaborative soit supprimées car obsolètes.
Avec plus de 500 heures de travail consacrées par les équipes de la Caf en 2023, ce projet a permis de faire un grand pas vers l’appropriation d’une nouvelle culture collaborative. Cependant, les changements et évolutions des outils et des usages collaboratifs sont constants. Ainsi, l’accompagnement auprès des collaborateurs pour poursuivre la TNI continue afin de permettre à tous de limiter la charge cognitive, de gagner en autonomie et en efficience.